今年发作的冠状病毒疫情使远程事情场所中基于云盘算的协作和集会平台的使用量激增，使许多组织在宁静性、合规性、成本、集成等问题上陷入逆境。发生的疫情和在家事情(WFH)的模式所导致最显著的IT趋势之一是，协作工具(如视频集会系统)的使用量急剧增加。研究机构Gartner公司于2020年6月公布的一份观察陈诉讲明，全球2020年基于云盘算的网络集会产物的支出将增长24%，到达41亿美元;今年发生的疫情扩展了远程事情场所的应用规模，从而使远程协作工具在2020年迅速扩大了用户群。

从员工联系和生产率的角度来看，更多使用协作工具是一种努力的生长。远程事情的员工可以轻松地与同事、客户、业务同伴和其他人保持联系并共享内容。然而，当组织失去对其使用的应用法式宁静台的数量和类型的控制时，就会泛起问题。

工具的扩散带来风险和效率低下这些产物大多数都是基于云盘算的，因此易于部署。实际上，任何组织、团体甚至小我私家都可以下载在线集会应用法式并开始使用它，而不需要IT主管或业务司理的批准。纵然是那些已经为员工应该使用的视频集会和协作平台制定了计划和政策的组织，也可能发现其员工已经使用其他协作工具宁静台。IDC公司高级研究分析师Rich Costello表现：“如今，我在许多组织中看到多个供应商提供的视频集会和协作平台产物，业务终端用户自然很是注重消费者，他们更喜欢使用直观、易于使用、提供更好用户体验的协作工具和应用法式。

这也适用于远程事情场所。”IT和云服务提供商Carousel Industries公司统一通信和协作副总裁Tony McQueen表现，该公司的许多客户都在运行两个或三个协作系统。McQueen说：“有些组织可能拥有两个以上集会软件，而且拥有完全差别的技术。

组织面临的挑战是这些解决方案都有自己的宁静方法、陈诉工具和故障清除步骤。对于组织而言，要想获得单一的控制平台来确定其解决方案的实际使用方式以及他们是否真正认识到投资回报率，很是具有挑战性。

”在掩护员工数据和业务一连性的同时，还能够以高性能执行远程事情时，中小企业应该思量什么?确实，多种基于云的工具的激增可能给IT团队带来许多挑战。Costello说：“IT部门很是关注能否有效地监视和治理这些协作工具，尤其是在宁静性和合规性毛病方面。

”Gartner公司高级首席分析师Megan Fernandez表现，拥有多种集会和协作工具的一些主要问题与成本和系统的全面接纳有关。Fernandez说，“通过使用多种协作工具宁静台，组织将在某种水平上需要为重叠的服务支付用度。

例如，某个协作解决方案能够支持外部集会，但没有另一个协作解决方案那么好。组织将为使用的这两个解决方案支付用度，这需要多个许可证，因此花费更多的资金。

”Fernandez表现，如果作为节约成本措施，而将服务应用在一部门员工，那么就会发现该组织可能不会获得大量的折扣。拥有500个注册用户的组织可能会享受25%的折扣，拥有1000用户的组织可能会享受40%的折扣，拥有1000个用户以上的组织可能会获得50%的许可证折扣。批量折扣为组织降低成本提供了一个重要途径。Fernandez说：“关于全面接纳，如果协作平台获得广泛的使用，则协作平台会更好地事情，如果只有组织中的少数用户正在使用该解决方案，则很难体验到协作带来的利益。

”GetVoIP公司是一家云盘算通信咨询机构，致力于资助其客户选择视频集会提供商和协作工具。该公司发现，其客户难以整合其拥有的所有差别平台以获得最大收益。该公司首创人兼首席执行官Reuben Yonatan表现：“由于他们无法确定应优先思量的平台以及其他工具的使用方式，因此最终只能使用每个平台的一小部门功效，而无法获得所有利益。”GetVoIP公司最近为其客户端视频集会、协作和VoIP部署了一个平台。

Yonatan说，这个视频集会平台提供了VoIP，这意味着客户端只需要接纳两个系统就可以完成事情。如何应对挑战如果组织发现自己面临这种情况，他们应该怎么做?限制员工使用未指定的视频集会和协作工具可能会导致他们不满和强烈阻挡。

另一方面，接纳“一切皆有”的方法可能会导致杂乱。IDC公司的Costello说：“我认为，IT团队在这方面需要具有一定水平的灵活性。这些未指定的工具由于特定原因而被最终用户使用，因此IT和组织必须认识到这一点，并努力明白它们在员工中如此受接待的原因。

”假设许多组织将选择一种更灵活的方法，则他们需要接纳步骤来确保这些平台的乐成。(1)相识有关所使用工具的所有信息组织需要相识有关所使用工具的所有信息。首先，IT部门应着眼于观察员工正在使用哪些工具宁静台。

这可能意味着举行内部审核，甚至只是简朴的业务部门观察，以确定员工正在使用哪些协作和集会服务。作为这项事情的一部门，IT需要确定组织中使用的任何协作工具的产物拥护者，并与他们举行相同。这些拥护者可以资助IT部门相识为什么这些协作工具在业务终端用户中很受接待。

他说：“业务部门内的产物拥护者也可以协助IT部门完成观察历程，提供他们自己的反馈，并就观察工具、提出相关问题等提供指导。”Costello说，在观察历程中，IT团队需要识别并解决已部署的协作解决方案的宁静性和合规性毛病。他增补说，同样重要的是要使协作软件保持最新状态，包罗升级和其他刊行版。

Gartner公司的Fernandez指出，相识已经使用的平台的全部功效也很重要。其中的一部门包罗从供应商那里获取协作平台门路图，以获取有关未来产物公布的看法。Fernandez解释说，在某些情况下，功效增强可能会消除对满足特定要求的其他平台的需求。

她说：“例如，在未来的版本中，视频集会解决方案支持的并发用户数量不停增加，这可能会消除获取单独解决方案以满足大型集会用例的需求。”(2)视频集会或协作工具的选择GetVoIP公司建议组织从接纳一个视频集会或协作工具开始，而且只在掌握第一个工具的使用方法之后才添加到其中。

Yonatan说：“这样，他们将相识第一个工具可以做的所有事情，并在集成第二个工具之后以实现最大利益。”许多基于云盘算的协作和集会供应商正在努力简化其平台与其他工具宁静台的集成。作为学习历程的一部门，组织应该研究系统的集成能力。

Yonatan说：“一个协作平台是否可以轻松地与其他协作平台集成应该是选择工具时的首要思量因素之一。这很利便，而且节约时间。”(3)可以灵活一些，但不要太灵活Yonatan表现，组织应该强调使用员工认可的平台，但也要给员工一些探索的余地。他说：“在他们这样做的时候，他们可能会找到一种更适合的工具，这将使组织受益。

可是，由于宁静原因，需要给予一些盘旋余地。如果认为一些工具可能会危害组织信息的宁静性，则应该严厉克制。”(4)制定明确的政策并培训用户Fernandez表现，IT和业务主管应该主动概述详细的协作用例以及希望员工使用这些服务的方式。

他们应该对员工举行培训，以推广使用协作工具的最佳实践。(5)监视使用情况并做好适应的准备。Fernandez说，“使用分析和仪表板工具，深入相识协作工具的实际使用情况。如果某些解决方案的使用率较低，需要相识原因，并将这些信息纳入组织正在举行的计划和投资决议中。

”。

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